Mietkaution abrechnen: Vorlage für Vermieter.

Was gehört in eine Abrechnung der Mietkaution?

Beginnen Sie mit Mietparteien, Objekt, Mietende und dem Datum der Abrechnung. Stellen Sie anschließend die tatsächlich erhaltene Kaution und Erträge dar. Bereits erfolgte Teilrückzahlungen müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Erst danach folgen einzelne Forderungen, ein gegebenenfalls begründeter weiterer Sicherungseinbehalt und die aktuelle Auszahlung.

Eine pauschale Zeile „Schäden: 800 Euro“ ist für eine Klärung wenig hilfreich. Beschreiben Sie den Vorgang, die Berechnung und die zugehörigen Belege. Unterscheiden Sie zwischen einer Forderung, mit der Sie aufrechnen möchten, und einem Betrag, den Sie vorläufig für eine noch offene Abrechnung sichern.

Muster einer Mietkautionsabrechnung zum Ausfüllen

Füllen Sie jede passende Position aus, entfernen Sie unzutreffende Zeilen und prüfen Sie die Rechnung selbst. Die Textvorlage rechnet nicht automatisch. Angaben werden nur lokal im Browser bearbeitet. Für eine noch nicht abschließende Abrechnung sollte dies bereits in der Überschrift deutlich werden.

Rechenbeispiel für eine teilweise Kautionsabrechnung

Die spätere Abrechnung darf den Einbehalt nicht vergessen. Ergibt sich nur eine berechtigte Nachzahlung von 160 Euro, sind aus den 250 Euro grundsätzlich noch 90 Euro freizugeben, zuzüglich gegebenenfalls weiterer Erträge. Eine tatsächlich entstandene höhere Forderung ist getrennt zu begründen.

Schäden in der Kautionsabrechnung begründen

Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist nach § 538 BGB nicht automatisch ein vom Mieter zu ersetzender Schaden. Dokumentieren Sie deshalb Zustand, Ursache und Abgrenzung zur gewöhnlichen Nutzung. Übergabeprotokolle, Fotos und konkrete Rechnungs- oder Kostennachweise können bei der Klärung helfen.

Auch die Höhe ist zu prüfen: Eine ältere Einrichtung lässt sich nicht ohne Weiteres auf Mieterkosten durch eine neue ersetzen. Vereinbarungen über Renovierung oder Schönheitsreparaturen müssen wirksam sein. Bei streitigen Punkten erläutert der Ratgeber Kaution wegen Schäden einbehalten die typischen Abgrenzungen.

Offene Nebenkosten und Teilrückzahlung richtig ausweisen

Eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung rechtfertigt nicht automatisch, die vollständige Kaution beliebig lange zu behalten. Wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist, kann ein angemessener Teil als Sicherheit erforderlich sein. Nennen Sie den betroffenen Abrechnungszeitraum und erläutern Sie, wie Sie die Höhe eingeschätzt haben.

Der übrige fällige Betrag sollte unabhängig davon abgerechnet werden. Kennzeichnen Sie eine Zwischenabrechnung als solche und setzen Sie sich intern einen Termin für die spätere Restabrechnung. Mehr dazu steht unter Mietkaution und Nebenkosteneinbehalt. Eine Vorlage schafft keine neue gesetzliche Rückzahlungsfrist.

Abrechnung versenden und Kontofreigabe abschließen

Übermitteln Sie eine verständliche Aufstellung und die nötigen Belege. Kontrollieren Sie bei der Auszahlung Empfänger und Bankverbindung, insbesondere bei mehreren Mietern oder geänderten Kontaktdaten. Speichern Sie Abrechnung, Überweisungsnachweis und die zugehörigen Bankunterlagen gemeinsam.

Bei einem Mieterkonto genügt Ihre eigene Rechnung nicht immer, um die bankseitige Sperre aufzuheben. Nutzen Sie die vorgesehene Freigabeerklärung. Bei einer Bürgschaft ist statt einer Guthabenauszahlung die Enthaftung zu organisieren. Der Ratgeber Mietkautionsversicherung beenden erklärt diesen anderen Ablauf.