Offene Nebenkosten: Wie viel Kaution darf bleiben?

Wann offene Nebenkosten einen Kautionseinbehalt begründen

Nach dem Auszug kann die letzte Betriebskostenabrechnung noch fehlen. Der Vermieter darf dafür einen angemessenen Teil der Sicherheit zurückbehalten, wenn mit einer Nachforderung zu rechnen ist. Der Bundesgerichtshof hat diesen Grundsatz im Urteil vom 18. Januar 2006, VIII ZR 71/05, bestätigt.

Entscheidend sind eine erwartbare Forderung und ein dazu passender Betrag. Der Satz „Die Abrechnung ist noch nicht fertig“ erklärt für sich allein nicht jede Höhe des Einbehalts. Bitten Sie um eine nachvollziehbare Schätzung anhand bisheriger Abrechnungen, geleisteter Vorauszahlungen und bekannter Kostenänderungen.

Keine feste Prozentzahl für den Nebenkosteneinbehalt

Es gibt keine allgemeine Regel, nach der Vermieter stets die Hälfte oder pauschal drei Monatsvorauszahlungen behalten dürfen. Die angemessene Höhe hängt vom wahrscheinlichen Nachzahlungsrisiko ab. Eine frühere hohe Nachzahlung kann ein Hinweis sein, muss aber zusammen mit mittlerweile erhöhten Vorauszahlungen betrachtet werden.

Auch ein Guthaben im Vorjahr schließt eine neue Nachzahlung nicht zwingend aus. Veränderte Kosten und Verbrauchswerte können eine Rolle spielen. Umgekehrt rechtfertigt ein kleiner erwarteter Fehlbetrag nicht ohne weitere Gründe das Zurückhalten einer hohen gesamten Kaution.

Beispiel: 300 Euro offen bei 2.400 Euro Kaution

Die 300 Euro sind ein Rechenbeispiel, keine pauschal erlaubte Einbehaltshöhe. Liegen keine weiteren Sicherungsgründe vor und ist der übrige Betrag fällig, sollte dieser getrennt abgerechnet werden. Hinzukommende Kautionszinsen sind in der tatsächlichen Schlussrechnung ebenfalls zu berücksichtigen.

Die Abrechnungsfrist beginnt nicht erst mit Ihrem Auszug

Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Bei einem kalenderjährlichen Zeitraum ist das beispielsweise das Ende des folgenden Kalenderjahres, nicht automatisch zwölf Monate nach der Schlüsselrückgabe.

Verspätete Nachforderungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, soweit der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Davon zu unterscheiden sind Einwendungen des Mieters: Diese sind grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Ausnahmen und die konkrete Wirksamkeit sollten bei Streit gesondert geprüft werden.

Nebenkostenabrechnung vor der Verrechnung kontrollieren

• Stimmt der Abrechnungszeitraum mit dem Mietzeitraum überein?
• Sind alle geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt?
• Ist der verwendete Verteilerschlüssel nachvollziehbar?
• Wurden Zählerstände und Nutzerwechsel richtig zugeordnet?
• Sind die abgerechneten Kostenpositionen tatsächlich umlagefähig?

Fordern Sie bei Unklarheiten die erforderlichen Erläuterungen und Belege an. Ein Guthaben ist anders zu behandeln als eine Nachzahlung. Widersprechen Sie einer fraglichen Position konkret, statt lediglich die gesamte Abrechnung als „zu hoch“ zu bezeichnen.

Nebenkosten und laufende Kautionsbürgschaft

Bei einer Mietkautionsbürgschaft gibt es keinen Geldbetrag beim Vermieter, der teilweise zurücküberwiesen werden könnte. Stattdessen ist zu klären, ob und in welchem Umfang die Sicherheit noch gebunden bleiben muss. Eine mögliche Teilfreigabe oder Reduzierung richtet sich auch nach dem Produkt.

Solange die erforderliche Enthaftung fehlt, können Beiträge weiterlaufen. Fragen Sie deshalb nach dem konkreten offenen Betrag und dem Freigabeverfahren. Die Kündigung der Kautionsversicherung und die Prüfung der Nebenkostenabrechnung sollten zeitlich aufeinander abgestimmt werden.

Die Abrechnungsvorlage trennt vorläufige Sicherheit für Nebenkosten von bereits verrechneten Forderungen.